【云德公益】法治体检系列（六）┃印章管理篇章

第四篇 印章管理

印章是企业生产经营的重要凭证，在法律上意味着企业的承诺、认可和证明。一般来说，企业印章分为以下几类：一是公司和下属分公司的行政印章、合同专用章以及财务专用章，二是公司机关部门印章，三是公司党务、工会、团委及协会印章，四是项目部印章，五是公司法定代表人、负责人的个人名章。

不同类别的印章在企业的内部效力虽然不同，对外效力却有一定的相似之处，用印后企业都要承担相应的法律后果，都会给企业利益带来不同程度的影响。因此，企业一定要防范印章管理中可能出现的风险。

第一章 用印流程不规范法律风险防范

印前无申请、未得到相应主管或授权人员的审批、用印审批流程倒置或按照个别领导意图直接用印等情况，均会引起用印流程的失控，导致形成潜在的用印流程风险。

首先是建立日常保管制度：

（一）公司印章采取分级保管的制度，各类印章由各岗位专人依职权需要领取并保管。

（二）印章必须由专门保管人妥善保管，不得擅自委托他人保管并在其岗位职责中予以明确。

其次是明确保管人责任：

（一）印章保管人必须妥善保管印章，不得遗失。如遗失，必须及时向上级部门报告；

（二）必须严格依照公司对印章的使用规定使用印章，未经规定的程序，不得擅自使用；

（三）在使用中，保管人对文件和印章使用单签署情况予以审核，同意的则用印，否决的则退回；

（四）检查印章使用是否与所盖章的文件内容相符，如不符则不予盖章；

在通常的用印流程中，用印发起人通过填写申请单，经相关责任人审批审核后至印章保管人处用印，用印发起人在办公系统中发起用印申请，其后的相关审查审批环节均在办公系统中进行，直至用印申请流程结束，印章管理人接到允许用印的通知之后，在印章操作系统中根据实际需要选择电子化用印或者自动化用印，完成用印的全部流程。

在上述流程之下，用印管理可以达到事前警示、事中管控和事后追溯三个目的。一是降低了用印过程中各种风险发生的可能性，相对完备规范的流程以及留痕记录会降低企图违规用印人员的违规空间，从管理流程上减少漏洞，在用印事前起到警示作用。二是由于用印流程均在办公系统上完成，每一个节点的相关人员记录、审查审批意见和流转过程均有迹可循，保证了用印事项事中管控的有效性。三是利用现代化办公的优势，将用印过程的各类数据，包括用印记录、用印文件和用印人影像等资料储存在办公系统数据库中，随时进行调取、检查和统计，便于用印信息的事后管理，达到了用印事项可进行事后追溯的效果。

第二章 违规预先加盖印章法律风险防范

在空白的文件、凭证、合同等材料上预先加盖印章，导致材料内容失去审查和控制，随意操作性大。其造成后果难以预计，往往影响极为严重。如果用印过程中出现问题，一方面会引发经济风险，导致印章所在单位的经济损失;另一方面也会带来声誉风险，使印章所在单位的外部形象受到损害。

为了杜绝预先加盖印章的违规现象，公司用章制度应当明确禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖印章。如遇特殊情况时，必须经负责人同意，而且印章使用人应按照公司规定进行登记，写明文件份数，在文件内容实施后，应再次进行核准登记。印章使用人因故不再使用预先盖章的空白文件、资料时，应将文件、资料退回相关行政部门，办理登记手续。在使用预先盖章的空白文件、资料过程中，印章使用人应承担相应的注意义务。

第三章 对外签署法律文件使用部门印章法律风险防范

内部印章对外使用，如人力章、行政章对外签订合同。印章类型错误使用，如对账单上加盖税务章，劳动合同加盖财务章。一般情形下，仅有内部印章的对外文件也可能产生法律效力，尤其是在盖章同时有经办人签字的情况下。

有的公司还刻制了很多部门专用章，比如采购专用章、行政专用章等等，其本身系针对公司内部的印章，不应对外使用。然而，在司法实践中，亦存在认定加盖部门专用章的文件对外发生效力的情况，尤其在该部门与相关对外业务存在一定关联度的情况下，例如加盖计划经营部印章的销售文件等，很有可能被司法机关予以认可。因此，虽然公司部门不具有独立的法人实体，但其对外加盖印章的行为，也有可能对外发生法律效力，并最终由公司承担法律责任。所以，不当使用公司的各类印章，很容易导致各方产生争议。

因此公司在对外活动，应注意避免对外加盖公司的各类内部印章，以免公司遭受损失；另一方面，在接受对方的文件时，尤其是签订合

同中应该注意，应明确约定对方应当加盖的印章类型，如公章或合同专用章，要尽量拒绝对方公司部门章等不符合合同要求的印章，要求对方公司在合同中加盖公章或合同专用章，以避免印章导致的争议。

第四章 混用滥用相关业务印章法律风险防范

公司的不同印章具有各自的使用范围：

（一）公章：用于公司对外事务处理，工商、税务、银行等外部事务处理需要加盖。

（二）财务专用章：用于公司票据的出具，支票等票据在出具时需要加盖，通常称为银行大印鉴。

（三）合同专用章：顾名思义，通常在公司签订合同时需要加盖。

（四）法定代表人章：用于特定的用途，公司出具票据时也要加盖此印章，通常称为银行小印鉴。

（五）发票专用章：在公司开具发票时需要加盖。

只要是符合法律规定的盖章要求并且意思表示真实，印章均为有效，但是由于不同印章的使用范围不同，因此，从避免争议的角度而言，在印章使用过程中应当做到专章专用，避免混淆乱用。

法律法规对某些情况下该用何种印章有强制性规定。如《中华人民共和国发票管理办法》明确发票只能加盖发票专用章。

公章在所有印章中具有最广的使用范围，是法人意志的象征，在现行的立法和司法实践中，审查是否盖有法人公章成为判断民事活动是否成立和生效的重要标准。除法律有特殊规定外(如发票的盖章)，公章均可以代表法人意志，对外签订合同及其他法律文件，具有极高的法律效力，凡是以公司名义发出的信函、公文、合同、介绍信、证明或其他公司材料均可使用公章。

在合同、协议的签订中，一般而言，公章和合同专用章具有同等法律效力。一方面，合同专用章常见于商事交易中，亦经常在合同中予以明确约定；另一方面，在公章进行备案后，合同专用章也可以进行备案，以彰显其效力。

合同上加盖的印章虽然并非合同专用章，不符合签订合同的一般原则和规定，但这是该公司自身管理方面存在的漏洞，如该公司不能提交相应的证据，证明合同所涉印章与公司无关或为他人私盖，在司法实践中，一般倾向于认可加盖其他印章的合同效力。另一方面，《合同法》第三十七条规定：“采用合同书形式订立合同，在签字或者盖章之前，当事人一方已经履行主要义务，对方接受的，该合同成立”，因此，对于法律未明确规定采用特定形式的合同而言，如果对方已按合同履行主要义务而该公司接受的，则合同无须签字、盖章也已经成立。鉴于此，在实际经营过程中，应注意明确约定合同需要的印章类型，避免使用不符合约定的印章；同时，公司应加强内部管理，防止加盖内部印章的文件随意流出。

第五章 印章交接手续缺失或不全法律风险防范

印章交接手续缺失或不全会出现法定代表人与公章控制人非同一人的情况，出现“人章争夺”两者争夺公司代表权。《民法总则》第六十一条第二款规定：“法定代表人以法人名义从事的民事活动，其法律后果由法人承受。”因此，在外部纠纷中，即使确定法定代表人为公司诉讼意志代表，但在实体审理时不影响公章对外签约、履约使用时的证据效力认定。

建议：第一，章程中明确规定公司印章证照的管理者，以便在诉讼中提供相关章程等材料证明有权持有证照的主体。第二，制作证照交接单。公司人员流动属于正常现象，在办理交接时应当重点关注证照的交接情况并保留书面文件，一来可以证明目前证照的持有者是谁，二来可以证明交接的具体内容，方便诉讼举证及日常管理。第三，在公司设立之初，公司可以通过章程、股东会决议等方式确认证照等文件的持有人。因为公司设立之初不存在证照交接问题，因此无法制作证照移交文件，但可以通过书面方式确定证照的持有人。

第六章 印章使用的管理规范

（一）企业要建立岗位法律风险防控体系，印章管理岗位人员要签订法律风险岗位承诺书，明确印章管理岗位的法律风险防控职责；同时，要加强对印章管理岗位人员法律风险防范的教育，使其认识到印章对企业管理的重要意义，不断提高印章管理的技能和法律风险防范意识。

（二）企业要制定印章管理规定，指定印章归口管理部门，明确企业各部门印章管理职责，明晰印章刻制、使用的业务流程，做到有规可依、有章可循。

（三）企业新注册设立的单位在领取营业执照后，应直接到行政服务中心公安机关刻制印章并备案。企业临时刻制印章，包括项目部印章，必须由印章管理部门统一提出，经过法律部门、专业部门审查，报公司主要领导审批。经批准后，由印章管理部门统一在公安机关指定的单位刻制并备案。印章管理部门在印章交付使用前，应下发印章启用文件，未经启用的印章不能使用。

（四）企业应当建立统一的印章使用台账，制定印章使用申请表。申请使用印章的单位必须按印章管理规定履行审批程序，经过有权部门和企业领导批准。经企业领导批准后，印章使用单位应填写统一的用印登记表，企业文书人员对用印文件要认真审查，审核与申请用印内容、用印次数是否一致，然后才能在相关文件上用印。用印时必须由印章保管人员亲自用印，不能让他人代为用印，同时不能让印章离开印章保管人员的视线。

（五）印章保管人员必须加强对印章的保管，未经企业主要领导批准，不允许将印章携带外出，特殊情况下需携带外出时，必须指定监印人随同。印章遗失必须在第一时间向公安机关报案，并取得报案证明，同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明。

（六）禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖公章。如遇特殊情况时，必须经总经理同意，而且公章使用人应在《公章使用登记表》上写明文件份数，在文件内容实施后，应再次进行核准登记。公章使用人因故不再使用预先盖章的空白文件、资料时，应将文件、资料退回行政部(或办公室)，办理登记手续。在使用预先盖章的空白文件、资料过程中，公章使用人应承担相应的工作责任。

（七）企业必须定期检查印章使用情况。企业印章管理部门应按照印章管理规定组织法律、监察等部门对所属单位印章使用情况进行检查，发现问题及时采取相应措施。

（八）企业应加强对项目部印章、部门印章的使用管理，限定其用途和使用审批程序，严格按公司行政公章的使用程序要求各级印章保管和使用单位。项目部印章和部门印章要严格限定使用范围，不能用于对外签订合同，不能在对外承诺、证明等材料上使用，必要时要将使用权限通知业主、原材料供应商等利益相关方。项目部和企业的部门要指定印章用印和保管人，建立使用台账，绝不允许分包方使用项目部印章。

（九）企业所属部门发生变更或被撤销后，印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录；所属分公司注销后，在工商注销手续完成后，必须收缴分公司包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人名章等在内的全部印章及用印记录；项目部关闭后，项目部印章及用印记录必须全部上缴企业印章管理部门。企业印章管理部门会同法律部门将收缴的印章统一销毁，用印记录由印章管理部门按档案管理规定存档。

（十）企业在遇到仿冒本单位或项目部印章的情况时，企业印章管理部门要及时将有关情况通报法律管理部门，由法律管理部门按法律规定解决。基本做法如下：首先，及时向公安机关报案，追究仿冒人的法律责任；其次，在相关报纸上发布澄清声明，及时知会潜在客户；再次，及时通知仿冒合同的相对人，陈述相关事实，解除相关合同，如果相对人不予配合，要及时向当地法院申请，通过法律途径认定合同无效，解除相关合同。

第七章 印章管理相关的责任

（一）伪造印章的刑事责任

根据《中华人民共和国刑法》第二百八十条的规定：“伪造公司、企业、事业单位、人民团体的印章的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利，并处罚金。”因此，任何人员均不得私自伪造、冒用公司名义非法制作印章，否则需承担相应的刑事责任。在实际经营过程中，若发现他人伪造公司印章，可以积极向公安机关报案。

（二）伪造印章的行政责任

依据《治安管理处罚法》第五十二条的规定，伪造、变造或者买卖国家机关、人民团体、企业、事业单位或者其他组织的公文、证件、证明文件、印章的，处十日以上十五日以下拘留，可以并处一千元以下罚款；情节较轻的，处五日以上十日以下拘留，可以并处五百元以下罚款。